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ASSISTANTE DE DEPARTEMENT (H/F)
Mise en ligne le 28 Oct 2019
Entreprise

Notre client est leader dans le domaine de l'ingénierie pétrolière

Poste

Tâches administratives habituelles:
• Organiser les voyages (train, vols aériens ou location de véhicule, visas, hôtels etc…) pour le personnel du département et les fournisseurs lors des déplacements en mission sur les sites onshore et/ou offshore.
• Assister le personnel lorsqu'il doit réaliser des notes de frais.
• Communiquer les demandes pour le personnel du département approprié et suivre leur cycle d'approbation.
• Gérer les installations (ordinateur, bureau, badge d'accès, logiciels, etc…) et les déménagements du personnel PG et des visiteurs lorsque nécessaire.
• Gérer les badges invité pour le restaurant d'entreprise. Collecter et gérer les tickets de caisse.
• Mettre à jour le calendrier vacances de l'équipe.
• Enregistrer et classer des documents sous le Sharepoint PG
• Gérer les fournitures de bureau et réapprovisionner lorsque nécessaire.
• Rédiger et dispatcher des documents (lettres, mémos, minutes de meeting, bulletin boards, présentations, etc…) comme et quand demandés, suivi des revues et des cycles d'approbation.
• Contrôler la mise en forme des documents, procédures et formulaires émis par le département
• Prendre les messages téléphoniques des équipes si besoin.
• Réserver des salles de réunion, envoyer des invitations à tous les participants, mettre en place des conférences vidéo et téléphoniques.
• Assister le management PG pour la production des timesheets.
• S'assurer que les timesheets sont faites en temps et en heure par le personnel.

Profil recherché

Issu(e) d'une formation Bac+2 vous avez une expérience de 5/7 sur un poste en assistanat de projet

Votre Anglais est courant et vous avez une bonne maîtrise du pack office et sharepoint

Vos atouts : réactivité, savoir réagir dans l'urgence, gestion du stress, sens du contact, sens du service et du travail en équipe, sens de l'organisation, respect des procédures.

  • Salaire
    28/33 K€ fct expérience
  • Durée du contrat
    1 mois
  • Prise de poste
    4 Nov 2019
Je postule

Si ce poste vous intéresse n’hésitez pas à me contacter, je vous accompagnerai dans les démarches.

Gilda
01 53 96 53 53