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ASSISTANTE DE DEPARTEMENT (H/F)
Mise en ligne le 28 Déc 2018
Entreprise

Notre client est leader dans le domaine de l'ingénierie pétrolière

Poste

Nous recherchons pour une mission de 3 mois renouvelable :

Poste rattaché au Directeur du département Supply Chain Management.

Principales missions :
** Gestion des nouveaux arrivants (bureau, PC, téléphone, badge, accès réseau, …), des entrées/sorties (mise à jour des organigrammes et des groupes de distribution, ouverture/fermeture de compte), du planning de congés et relance des « Time sheets ».
** Gestion des voyages : réservation des voyages via l'agence de voyage, gestion des demandes de visas et saisie des notes de frais des managers.
** Gestion du site Sharepoint du département
** Gestion des signatures électroniques de contrats : réception des instructions de signature des ingénieurs SCM, définition du flow de signatures sous selon les instructions et archivage des contrats.
** Gestion des qualifications de fournisseurs : support au responsable des procédés et systèmes SCM, responsable du screening des fournisseurs à risques, relance des fournisseurs pour obtenir les questionnaires de qualification et aide à la collecte et à l'archivage.
** Gestion des achats administratifs : émission de certains “Purchase Orders” non SCM pour le compte des départements.
** Gestion des garanties bancaires fournisseurs : réception et archivage des garanties bancaires et envoi DHL des garanties bancaires expirées après accord du responsable SCM.
** Fonctionnement du département : organisation des évènements importants du département (workshops, vidéo conférences, …), accueil des visiteurs/fournisseurs, gestion du stock de fournitures, demande des cartes de visites.
** Support des autres départements pendant les congés et absence de leurs assistantes.

Profil recherché

Issu(e) d'une formation Bac+2 vous avez une expérience de 5/7 sur un poste en assistanat de projet

Votre Anglais est courant et vous avez une bonne maîtrise du pack office

Vos atouts : réactivité, savoir réagir dans l'urgence, gestion du stress, sens du contact, sens du service et du travail en équipe, sens de l'organisation, respect des procédures.

  • Contrat
    INTERIM
  • Salaire
    28/30 K€ fct expérience
  • Durée du contrat
    2 mois
  • Prise de poste
    7 Jan 2019
  • Compétences attendues
    • Anglais
    • Pack Office
Je postule

Si ce poste vous intéresse n’hésitez pas à me contacter, je vous accompagnerai dans les démarches.

Gilda
01 53 96 53 53